Los Asientos Contables en la Contabilidad

Para toda persona que quiera entender o trabajar la Contabilidad de una institución, ya sea propia o ajena, es imprescindible conocer cómo se hacen los asientos contables en la contabilidad, su contenido y significado, pues son la herramienta primaria utilizada para registrar todos los hechos económicos que suceden.

Para hacerlos se requiere saber cómo se hacen, las cuentas que intervienen, los débitos, créditos, el principio de la doble partida y otras cosas más sobre las que ampliaremos en este artículo.

Definición de Asientos Contables en la Contabilidad.

Se denominan asientos contables al conjunto de anotaciones, generalmente hechos y asentados en los libros de diario, con el objetivo de registrar los hechos económicos que suceden en una entidad y que son efectuados de forma cronológica, es decir, en el mismo orden que van sucediendo en la vida real.

Estas anotaciones se efectúan bajo el principio de la doble partida, es decir, mediante débitos y simultáneamente créditos. Tanto para el débito como el crédito para cada uno de ellos interviene al menos una cuenta contable.

Información que deben contener los Asientos Contables.

Aunque con los asientos contables en la contabilidad no existe una norma establecida para este tipo de requerimiento, es práctica habitual por parte de los contadores incluir para cada asiento contable la siguiente información:

1- Fecha en que se efectúa el asiento. Es la fecha en que el trabajador contable efectúa la anotación con independencia de la fecha real en que ocurre el hecho.

2- Número consecutivo que corresponde al asiento dentro del período contable. En unos casos se acostumbra comenzar por el # 1 en cada mes, seguido de un guión y el # del mes, por ejemplo si nos referimos al 1 de abril anotaremos # 1-4, para el asiento #1 del mes de septiembre se anotaría entonces # 1-9.

En otros casos se suele utilizar un solo consecutivo a lo largo del año fiscal, donde el primer número a utilizar en el mes en curso será igual al último número utilizado en el mes anterior + 1, es decir, si abril terminó en asiento # 109 el primer asiento de mayo sería el # 109 + 1 = 110.

Este servidor prefiere utilizar la primera variante, pues así al hablar con un colega, ante cualquier referencia a un número de asiento me será más fácil localizarlo conociendo el mes en que se efectuó.

En el caso de grandes empresas que tienes filiales en diferentes regiones geográficas e incluso en otros países y donde cada una de ellas tiene registro contable propio e independiente suele identificarse el # del asiento agregándole adicionalmente un primer código que identifica a la sucursal donde se efectuó el asiento contable.

A modo de ejemplo suponga que la multinacional Los Modinos SA que opera en el giro de comercialización y tiene su oficina central en Santander (a la que le corresponde código de identificación # 10), España y adicionalmente tiene sucursales en Madrid (# 11), Barcelona (#12), La Habana (#20) y Palmira (#21) estas últimas en Cuba.

A modo de ejemplo haríamos un primer asiento para las 4 oficinas, en todos los casos correspondientes al primer asiento del mes de diciembre, por lo que los # consecutivos a anotar en cada uno de los lugares serían los siguientes:

Para la oficina central en Santander: # 10-1-12
En la filial de Madrid: # 11-1-12
Para la filial de New York: # 20-1-12
En la filial de La Paz: # 21-1-12

Como nota interesante e importante en bueno destacar, que en las actuales circunstancias que vivimos, donde existe un elevado grado de globalización de la producción y los mercados más la existencia de la Internet y la Contabilidad Electrónica, si se cuenta con una buena conectividad y ancho de banda, la Contabilidad es gestionada cada vez con mayor frecuencia de forma centralizada en las casas matrices también conocidas como oficinas centrales, y desde las filiales solamente se registran en forma cifrada y segura a través de internet los hechos económicos y los asientos contables que los mismos generan haciendo las anotaciones directamente sobre la contabilidad centralizada.

Este método de trabajo evita los engorrosos procesos de consolidación al final de cada mes, donde hay que esperar a que lleguen los estados financieros de las filiales, primero revisarlos y después consolidarlos, para posteriormente y mediante procesos de adiciones y múltiples validaciones lograr finalmente obtener los estados financieros finales de toda la empresa.

En esos casos los Sistematizadores juegan un papel muy importante en la asignación de códigos que permitan identificar quien y cuando hizo el registro del hecho y su correspondiente asiento contable.

A través del ejemplo anterior podemos ver de forma abreviada y sencilla la importancia de la correcta implementación del # del asiento contable, ya que el código de referencia que hemos utilizado nos permite conocer en que oficina y con cuál fecha fue registrado el hecho económico.

Hay empresas que llegan al nivel de detalle que dentro de los códigos asignados un segmento del mismo identifica hasta el nombre de la persona que efectuó el registro facilitando cualquier proceso de rectificación o aclaración que resulte preciso efectuar.

3- Código y descripción de las cuentas que intervienen en el asiento. En todos los países existen Codificadores o planes de cuentas, donde a cada una de ellas se le asigna un código numérico y una denominación, siendo ambos anotados por el contador a la hora de efectuar el asiento contable.

4- Importe a anotar en cada cuenta. En este caso se refiere al incremento o decremento que deseamos efectuar a cada cuenta.

Debe tenerse presente que cada cuenta puede recibir débitos también conocidos como cargos o créditos o abonos. El débito o crédito se hará en dependencia del resultado que deseamos obtener en el saldo de la cuenta, por lo que debe tomarse en consideración si la misma es de naturaleza deudora o acreedora.

Las cuentas deudoras se incrementan por el debe y disminuyen por el haber, mientras que para las acreedoras sucede lo contrario, disminuyen por el debe y se crecen por el haber.

5- Breve explicación del hecho ocurrido. En esta parte debemos dar una explicación abreviada del hecho que se está registrando para que pueda ser comprendido por todo el que revise el asiento, por ejemplo, … Registrando compra de materias primas a crédito… o en otro ejemplo … Registrando cobro de la Factura # xx al cliente yy.

Tipos de Asientos Contables.

Existen múltiples criterios a la hora de clasificar los asientos contables, en el presente artículo nos referiremos a los más utilizados.

Por su nivel de complejidad o grado de dificultad:

1- Asientos sencillos: Intervienen solamente un par cuentas, una en el debe y otra en el haber. Son los asientos más elementales dentro del registro contable, su nivel de dificultad para su confección e interpretación es mínimo.

Ejemplo: Se cobran mediante transferencia electrónica $ 1 000.00 pesos vendidos previamente a crédito al cliente x.

2- Asientos Complejos o Múltiples: Intervienen en ellos al menos más de una cuenta en el débito o en el crédito o en ambos inclusive.

Ejemplo: Se compran materias primas que son pagadas de contado por valor de $ 1 000.00 dólares con un impuesto sobre el valor agregado del 16 % ($ 1 000.00 x 0.16 = $ 160.00). Se paga de contado el 50 % y el resto a pagar a 30 días ( $ 1 160 x 50 % = $ 580.00).

Por el Fondo de Operación o Tipo de Registro.

1- Asientos de apertura: En ellos se registra la apertura de los saldos iniciales de todas las cuentas al inicio de cada año. Son el asiento inverso al de cierre del año anterior.

2- Asientos operativos de diario: Son los asientos del día a día que permiten efectuar el registro cronológicamente según van ocurriendo los diferentes hechos económicos.

3- Asientos de Ajuste o Rectificación: Son aquellos que permiten rectificar errores previamente cometidos y que de no hacerse mantendrían distorsiones en los saldos de las cuentas no dando una imagen fiel de la situación real. En ellos se debe hacer referencia cruzada al asiento inicial que rectifican.

4- Asientos de Resultados o Regularización: Son los que se efectúan al cierre de cada año fiscal con el objetivo de cerrar las cuentas de gastos, costos e ingresos para conocer el resultado final de la entidad, ya sea Utilidad o Pérdida.

5- Asientos de Cierre: Son los que se hacen al final de cada ejercicio fiscal. Su objetivo fundamental es trasladar los saldos internos de las subcuentas tales como gastos del período, traspasos a otras cuentas, etc con el objetivo de incorporarlos todos a las subcuentas que suelen denominarse “Saldos a Inicio del Año”.

Un ejemplo clásico de este tipo de asientos es cuando el método de inventarios utilizados el periódico donde cada cuenta de inventarios tiene subcuentas tales como Saldo Inicial, Compras, Consumos, Ventas, Ajustes por Faltantes Mermas y Deterioros, Otras Salidas, etc, donde todas se cierran haciendo un cargo o abono en sentido contrario al saldo que poseen para ser incorporadas en el proceso de cierre anual a la subcuenta Saldo al Inicio del Año.

También se utilizan mucho en los cierres de las cuentas de Gastos, donde se saldan a cero todos los elementos de gastos utilizados durante el año y su resultado es trasladado a una subcuenta dentro de la propia Cuenta de Gastos que generalmente tiene el nombre de Saldo al Inicio del Año.

Conclusiones.

Esperamos que este artículo te haya resultado útil para comprender en qué consisten los asientos contables en la contabilidad, cómo se hacen y clasifican.

Pretendemos más adelantes escribir nuevos artículos sobre este tema mostrando asientos contables tipos para las principales temáticas, al menos para los usualmente más utilizados en todas las entidades, pero antes quisiéramos conocer si este artículo te ha resultado de utilidad para elevar tus conocimientos, lo que me puedes indicar con un comentario al final de la página, quedándome tan solo por decirte un hasta luego y desearte mucha suerte hasta la publicación de mi próximo artículo.

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