En este artículo explicamos qué son los gastos de mantenimiento, su importancia y cómo afectan los resultados. De otra parte, mostraremos qué son las reparaciones capitales, para que sirven y cómo se contabilizan.
También explicaremos cuándo incurrir en unos y otros, mostramos ejemplos para que tengas una idea clara de como se contabiliza y mucho más, por ende continua leyendo y si te gusta comparte y comenta el artículo.
Tabla de Contenidos
¿Qué son los gastos de mantenimiento?.
Generalmente las empresas, ya sean grandes o pequeños negocios, tienen como común denominador que poseen equipos, plantas, y activos fijos en general, que son utilizados para fabricar nuevos bienes materiales o para la prestación de servicios.
Estos activos fijos necesitan mantenerse en óptimo estado de operaciones el mayor tiempo posible, en aras de obtener un mejor rendimiento de ellos. Los activos fijos, para que estén en óptimas condiciones de funcionamiento necesitan el recambio de piezas, partes y otros insumos.
Los gastos de mantenimiento y conservación son aquellos gastos indispensables que tienen por origen las acciones que debemos realizar para conservar los equipos, edificaciones y maquinarias en óptimo estado de funcionamiento, o para devolverlos a un estado específico de funcionamiento adecuado, siempre que estos gastos sean relativamente pequeños comparados con el volumen total de gastos de la empresa en un período dado.
Estos gastos incluyen los costes en que se incurren por concepto de reparaciones simples, es decir, aquellas que se llevan a cabo para solucionar un daño producido en un bien inmueble o mueble por causas accidentales o por el desgaste normal, siempre que no afecten a su estructura, es decir, que no provoquen cambios fundamentales con relación a lo que eran antes del mantenimiento.
Importancia de los gastos de mantenimiento.
Los gastos de mantenimiento son de suma importancia para cualquier negocio. Deben ser presupuestados en los planes de mantenimiento de toda organización. De no efectuar estos mantenimientos los activos se deteriorarían durante el proceso de producción y su desgaste sería entonces más allá de lo normal, corriendo el peligro de sufrir fallas y averías que paralicen totalmente el proceso productivo.
Para la planeación de estos gastos se deben tomar en cuenta las indicaciones de los fabricantes de las maquinarias y equipo, revisando al detalle cada qué tiempo de uso deben hacerse los recambios. Tomemos por ejemplo que en su negocio usted utiliza camiones para la distribución a domicilio. Debemos prever los gastos de mantenimiento equipos de reparto. El fabricante indica que cada 5 mil kilómetros deben hacer el cambio del aceite de lubricación del motor, retirando el aceite y filtro viejo y renovar con filtro nuevo y 6 litros de aceite.
Suponga que cuenta con la siguiente información adicional:
- Cantidad de kilómetros promedio que recorre al año cada camión: 20 000
- Cantidad de Camiones: 5
- Precio de un litro de aceite: $ 10.00
- Precio de un filtro de Aceite: $ 20.00
- Coste Mano de obra del servicio de recambio: $ 5.00
Por tanto, usted debe calcular cuánto le costará en el año los cambios de aceite y filtro.
20 000 kilómetros de recorrido promedio anual entre 5 000 kilómetros (punto del mantenimiento) = 4 cambios de aceite a cada camión en el año.
Costo de un Cambio de Aceite = (6 litros de aceite x $ 10.00) + (1 filtro nuevo x $ 20.00) + $ 5.00 por<> coste de mano de obra del servicio = $ 60.00 + $ 20.00 + $ 5.00
Costo de un Cambio de Aceite = $ 85.00
Gasto Total a Presupuestar por cambio de aceite = 5 Camiones x 4 cambios de aceite c/u x $ 85.00
Gasto Total a Presupuestar por cambio de aceite = $ 1 700.00
Al hacer estos recambios en el momento oportuno los motores de sus camiones recibirán el filtro en óptimas condiciones y un aceite nuevo con la viscosidad requerida, lo que constituye una garantía para evitar problemas de fundición de los motores por falta de una lubricación adecuada, pues si esto sucede, el costo de reparar un motor fundido o de sustituirlo por uno nuevo será mucho mayor que el costo de evitar que ello suceda, lo que puede lograr aplicando los mantenimientos en el momento en que el fabricante lo indica.
Lo anterior es solo un ejemplo, pues en la práctica esta actividad es un poco más compleja. Digamos para seguir con el caso de los camiones, hay más gastos que también deben ser presupuestados como puede ser el cambio de neumáticos, rodamientos, correas, etc.
Esto resulta más fácil si toda la información se prepara en ficheros Excel, abriendo una hoja para cada equipo. En cada equipo las líneas del fichero se utilizarán para conformar la lista de acciones y en las columnas se pondrán la cantidad de veces, los insumos, los costes unitarios, las formulas, etc. Finalmente, las hojas se formulan y vinculan entre sí para obtener los resultados finales, a continuación, mostramos un ejemplo, de los cuales hay miles en internet para descargar gratuitamente.
En otros casos pueden utilizarse softwares especialmente diseñados para ello. En ocasiones se ofrecen softwares gratuitos por determinados períodos de tiempo, los mejores, los que tiene soporte de post venta y atención en línea suelen ser costosos por lo que tendrás que analizar si amerita pagar por ellos.
Todos estos planes deben elaborarse sobre la base de los catálogos de los fabricantes y los regímenes de explotación a que se someten los equipos (normal, medio, intensivo), y en ausencia de éstos usted se puede auxiliar de los criterios de peritos y especialistas con experiencia. Los registros estadísticos y series históricas también pueden resultar útiles.
La forma de registrar contablemente los gastos de mantenimiento es muy sencilla:
Softwares de mantenimiento más utilizados.
Hay infinidad de ellos, todos tienen sus propias características, ventajas y desventajas. A continuación, te mencionaré algunos de los más populares:
- IBM Maximo: Es una solución de gestión de activos empresariales (EAM, por sus siglas en inglés) que permite administrar el ciclo de vida completo de los activos, desde la planificación y programación de mantenimiento hasta la gestión de inventario y la generación de informes.
- SAP PM (Plant Maintenance): Es un módulo de gestión de mantenimiento dentro del sistema SAP, diseñado para planificar y programar actividades de mantenimiento, administrar órdenes de trabajo, gestionar activos y controlar costos.
- Oracle EAM (Enterprise Asset Management): Es una solución de gestión de activos empresariales de Oracle que ayuda a optimizar la utilización, el rendimiento y la vida útil de los activos. Proporciona funciones para el mantenimiento preventivo y predictivo, la gestión de órdenes de trabajo y la gestión de inventario.
- Infor EAM: Es una solución de gestión de activos empresariales de Infor que ayuda a optimizar la gestión de activos y el rendimiento operativo. Ofrece funciones para el mantenimiento preventivo y predictivo, la programación de mantenimiento, la gestión de activos y la gestión de inventario.
- eMaint CMMS: Es un sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (CMMS, por sus siglas en inglés) basado en la nube que ayuda a administrar el mantenimiento de activos y la programación de trabajos. Proporciona herramientas para el seguimiento de activos, la gestión de órdenes de trabajo y la generación de informes.
- Fiix CMMS: Es otro CMMS basado en la nube que ayuda a gestionar el mantenimiento de activos, realizar seguimiento de órdenes de trabajo y programar actividades de mantenimiento. También ofrece características como la gestión de inventario y la generación de informes.
Estos son solo algunos ejemplos de los softwares de mantenimiento más utilizados, y la elección de la herramienta adecuada dependerá de las necesidades específicas de cada organización y sector industrial.
¿Cómo afectan los resultados?.
A simple vista pudiera parecer que el costo de mantenimiento de maquinaria industrial disminuye la utilidad. Pero en realidad no es así. Debes tomar en cuenta que si prescindes de estos gastos tu ganancia a corto plazo será mayor, pero corres el riesgo de afectar el normal funcionamiento de tu equipamiento y entonces puede que ocurra una avería que impida utilizar el equipo durante un período de tiempo. Las reparaciones de las averías suelen ser muy costosas, e incluso puedes recibir demandas de clientes por incumplimiento de contratos, pues no se trata de una avería por causa de fuerza mayor o desastre natural, sino por causa de la negligencia de no efectuar el mantenimiento en el tiempo previsto. Estarías “ahorrando” miles para después perder decenas de miles o más si esto ocurre.
Ejemplos de otros gastos de mantenimiento.
En una maquinaria de planta se trataría de la sustitución de un rodamiento, un cojinete, líquidos refrigerantes, una correa, mantenimiento a circuitos electrónicos y tarjetas con micro chip, etc.
Para un equipo de clima sería la limpieza de los disipadores, ventiladores, relleno con los gases refrigerantes de las cantidades perdidas por escapes y grietas producto de la vibración, cambio de capacitores, etc.
Una edificación podríamos mencionar el cambio de una luminaria fundida que afecta la iluminación y por tanto el rendimiento de tus empleados. El cambio de un interruptor o toma eléctrica que presentan falso contacto y ofrecen riesgo de incendio, la sustitución de un vidrio roto en una ventana por donde escapa la climatización y hace que el equipo de clima sufra trabajando más con mayor gasto energético, la pintura de un local para proteger las paredes, etc.
¿Qué son las reparaciones capitales?.
Son consideran reparaciones capitales o generales aquellos gastos incurridos para efectuar trabajos que se realizan en el negocio, con el objetivo de restituir, total o parcialmente, la vida útil de un activo fijo y su eficiencia perdida por diversas causas.
Son gastos generalmente costosos siendo necesario la capitalización de los mismos para no afectar la utilidad de manera sensible.
Cuando no existan normas en cuanto a la cuantía de coste a partir del cual se le da tratamiento de este tipo, entonces como regla se consideran reparaciones capitales a aquellos trabajos cuyo importe sea igual o superior al diez por ciento del valor de adquisición de los activos fijos.
¿Para qué sirven las reparaciones capitales?.
Las reparaciones capitales devuelven los activos a su estado anterior y permiten capitalizar el gasto a través de la incorporación de este gasto al valor del activo fijo.
Ejemplos de reparaciones capitales.
Existen diferentes formas de registro, aquí exponemos uno que nos parece el más sencillo.
Un ejemplo de reparación capital es cuando la plancha de su camión de reparto a domicilio está totalmente deteriorada, partida, podrida, etc, impidiendo que su camión pueda ser cargado con todas las toneladas que está diseñado que transporte.
Por lo que el camión ha perdido su condición original y ya no puede transportar digamos las 6 toneladas para la que viene diseñado sino solamente 2. En este caso si usted no hace la reparación capital estaría perdiendo dinero por la sub utilización de este equipo al poder distribuir menos a pesar de que el gasto de combustible y pagos de salarios a choferes se mantiene, pero vendiendo menos.
En estos casos se requiere la presencia de un perito que avalúe el valor del componente de la plancha con relación al valor total de su camión. Suponga que cuenta con la siguiente información.
- Valor total del Camión: $ 50 000.00
- Valor estimado de la plancha a retirar según estimaciones del perito: $ 3 000.00
- Valor estimado depreciación acumulada correspondiente al componente plancha a retirar: $ 2 800.00
- Coste de la nueva plancha con todos los gastos incluidos: $ 4 000.00
- Depreciación acumulada de la nueva plancha: $ 0.00
En este caso usted debe registrar retiro de los componentes dañados y el ajuste a la depreciación.
De igual manera debe ajustar la depreciación por el componente sustituido.
Una vez efectuado lo anterior procede registrar el coste de la reparación Capital.
No es preciso registrar ningún ajuste a la depreciación acumulada ya que la plancha es totalmente nueva.
Finalmente procedemos a incorporar el valor del elemento cambiado a nuestro activo fijo lo que se registrará de la siguiente manera.
De esta manera, como puede apreciarse en los ejemplos anteriores, los gastos de la gran reparación del activo quedan saldados sin afectar el resultado de la utilidad, ya que dichos gastos por el débito fueron registrados por su origen.
Por el crédito han sido traspasados e incorporados al valor del activo y será amortizado paulatinamente a través de la depreciación mensual durante todos los períodos de vida útil que resten al activo.
En ocasiones los peritos también deben determinar si esta reparación incrementa los años de vida útil del activo. De ser positiva su estimación habrá entonces que determinar la nueva depreciación mensual sobre esta base.
Conclusiones.
Los gastos de mantenimiento afectan la utilidad, pero deben ser planificados y ejecutados para evitar averías. Calcularlos correctamente, y registros adecuadamente redundará a la larga en un beneficio para los activos.
Las reparaciones capitales o grandes reparaciones del activo son costosas y por tanto estos gastos deben ser incorporados al activo fijo para amortizarlos paulatinamente.
Es nuestro deseo que el artículo que hoy te presentamos haya resultado de utilidad para conocer cómo manejar los gastos de mantenimiento y las reparaciones capitales. No se trata de una competencia entre ambos, cada uno de ellos tiene sus especificaciones y normas y condiciones de ejecución. Ambos deben convivir adecuadamente en tu negocio. Nos gustaría saber si te resultó provechoso, por lo que como de costumbre, te solicitamos nos permitas conocer tu punto de vista expresando tu voto al final de esta página. Si lo deseas puedes sugerirlos a tu colegas o amigos. Muchas gracias y nos mantenemos en contacto.