Los Inventarios en tu Empresa, Métodos de Valuación

Dentro del patrimonio de cualquier negocio, los inventarios en su conjunto ocupan un lugar fundamental, tanto por su volumen dentro del activo, como por la importancia en el funcionamiento de la empresa.

Sin inventarios bien organizados, registrados y valuados resultaría difícil que un negocio prospere al ritmo esperado.

El inventario equivale a dinero inmovilizado en nuestros almacenes, por tanto los niveles deseables serían los mínimos indispensables que garanticen la continuidad de la producción de bienes y prestación de servicios y poder mantener nuestros estantes bien surtidos para el caso de que nuestro giro sea el comercio y que no haya clientes que se marchen sin encontrar lo que buscan.

Si quieres saber más sobre los inventarios y su control te sugerimos continúes leyendo este artículo hasta el final.

Los Inventarios.

Definición de Inventario.

El inventario está constituido por un amplio grupo de recursos materiales tangibles, es decir tienen forma corpórea, podemos tocarlos con nuestras manos, que se conservan depositados en los almacenes de la empresa o fuera de ella y que pueden tener diferentes fines.

Para qué sirven los Inventarios.

Pueden estar destinados para ser utilizados directamente como un insumo, o procesados industrialmente y transformados en nuevos productos, o también estar dirigidos a la reventa a terceros. Contablemente se registran dentro del grupo de cuentas del activo circulante.

Tipos de inventarios.

Cada país posee su plan de cuentas específico y las clasificaciones de los inventarios pueden variar entre ellos, a pesar de eso, una clasificación general pudiera ser como la que mostramos a continuación:

Inventarios de materias primas y materiales

Está conformado por las existencias de las materias primas fundamentales y materiales auxiliares que la empresa necesita para asegurar los niveles de producción.

Incluye entre otros productos, materiales de oficina, artículos de limpieza y aseo, artículos de ferretería, y materias primas que requieren procesos complementarios para su elaboración y transformación en otros productos terminados como pudiera ser el azúcar en una fábrica de caramelos.

Inventarios de piezas de repuesto.

Aquí se incluyen todas las piezas para recambios tanto de maquinarias y equipos productivos o no, así como también para los equipos de transporte. Ejemplo: Un rodamiento.

Inventarios de combustibles y lubricantes.

Son los dedicados a la generación de energía y a los procesos de lubricación. Ejemplo: Diesel y aceite Castrol.

Inventarios de envases y embalajes retornables.

Son las existencias de los envases y embalajes especiales, destinados a contener los productos elaborados o a facilitar su entrega. Por sus características pueden ser reutilizables al menos más de una vez con el mismo objetivo. Ejemplo: una botella de oxígeno gas.

Inventarios de útiles y herramientas.

Son las existencias de aquellos utensilios, generalmente movibles y manuales, que se utilizan para realizar las actividades de la entidad. Ejemplo: Una llave.

Inventarios de Productos Terminados.

Son las existencias de los artículos, productos o mercancías producidas y terminadas por la propia empresa, que están listas para pasar a la circulación mercantil, es decir, están listos para ser vendidos. Ejemplo: Un par de zapatos en una fábrica de calzado.

Inventarios de Mercancías para la Venta.

Son las mercancías listas para la venta que han sido adquiridas de proveedores externos con destino a su reventa. Ejemplo: Un vestido en una tienda supermercado.

Inventarios de productos propios semi elaborados para insumir.

Incluye los productos con algún grado de procesamiento efectuado en la empresa que posteriormente será consumido en otro proceso productivo dentro de la propia entidad. Ejemplo: Mieles provenientes del azúcar de caña que posteriormente se insumen en la fabricación de los alcoholes finales.

Inventarios en tránsito.

Son aquellos que ya hemos pagado por ellos pero aun no han arribado a nuestro almacén por encontrarse en trayecto.

Inventarios ociosos u obsoletos.

Incluye todos aquellos productos que han perdido su valor de uso (la capacidad de ser útiles) y que no tienen ningún destino útil dentro de nuestra empresa.

¿Controlar inventarios manualmente o de forma automatizada?.

Antes de pasar a explicar los métodos más utilizados para valorar tus inventarios lo primero que debes tomar en cuenta es pensar y decidir si llevarás estos controles de forma manual, en tablas Excel, etc, o mediante el uso de un buen software de control de inventarios.

Yo te diría, y es mi opinión muy personal pues al final decides tú, que estamos en pleno siglo XXI, donde el desarrollo de las tecnologías de la información con procesamiento automatizado de los datos es vertiginoso, y de igual manera poco a poco los precios de estos equipos (computadoras) se han ido abaratando de manera tal que hoy prácticamente cualquier emprendedor puede adquirir uno.

Los precios de las licencias de los softwares de igual forma se han hecho más accesibles al bolsillo medio. Pudieras pensar que si decides prescindir de ellos (equipo y software) y hacerlo de forma manual te estarías ahorrando una buena pasta que pudieras invertir quizás en la compra de más inventarios.

Mi experiencia personal me dice y quiero compartirlo contigo, que este punto de vista no es aconsejable. De una parte el recurso tiempo que tendrías que dedicar a hacer anotaciones en libros, registros, etc sería enorme.

Y si hay en el mundo moderno un recurso que sea de los más valiosos es precisamente tu tiempo. De otra parte vas a tener siempre presente la posibilidad de cometer múltiples errores que los softwares reducirían casi al mínimo la posibilidad de su ocurrencia.

Te puedo asegurar que a la larga, el coste de los errores de inventarios son una carga bien pesada que cuesta mucho trabajo y sacrificio poderlos recuperar.

Además, cuando procesas la información de forma automatizada las máquinas trabajan para ti, no se quejan, y en todo momento tendrás la información precisa de cuanto tienes en tus almacenes y la información actualizada en el momento preciso tiene un valor incalculable.

Piénsalo bien amigo lector antes de tomar una decisión al respecto. En el mercado existen infinidad de buenos softwares para el control de inventarios, infórmate sobre sus prestaciones, sus precios y ojalá te decidas por uno de ellos.

Sistemas de Inventarios Usados.

Básicamente son dos los sistemas utilizados:

Inventarios continuos o perpetuos.

Bajo este sistema se registra de manera continua, perpetua y diaria todos los movimientos de inventarios que ocurren en la entidad, a saber, compras, producciones, ventas, traslados, etc.

Permite un mejor control de los inventarios en existencia al contar con información actualizada en tiempo real, nos mantiene alertas para la emisión de nuevos pedidos cuando los stocks disminuyen por debajo del punto de re orden evitando con ello posibles desabastecimientos, se puede realizar la toma de inventarios físicos en cualquier momento y con mayor facilidad, etc.

Inventarios periódicos.

En este caso no se llevan anotaciones detalladas de los movimientos diarios que ocurren. Aquí se parte de un inventario inicial al que se le suman todas las compras y se le rebaja las ventas, arribando de esta forma al inventario final.

Cada cierto tiempo, periódicamente, generalmente al cierre del ejercicio económico se hacen inventarios generales y las diferencias que surjan se investigan y cuando procede se hacen los ajustes pertinentes.

Como desventajas podemos mencionar que las tomas de inventarios son sumamente engorrosas debiendo hacerlo en períodos en que se paralizan todas las operaciones del almacén, no se cuenta con información detallada en tiempo real, etc.

Métodos de valuación para los inventarios.

La literatura sobre este tema es sumamente extensa, métodos hay tantos casi como autores que investigan y escriben sobre el asunto. De nuestra parte nos limitaremos a explicarte los más populares e internacionalmente reconocidos y utilizados

Método Primero que entra primero que sale (PEPS).

Este método también es conocido por sus siglas en inglés como FIFO. Este consiste en que el primero que entra es el primero que sale, es decir el costo de los primeros que se venden es al costo de los primeros que entraron.

Pongamos un ejemplo: Imagina que estamos hablando de lápices. Veamos la siguiente tabla:

Como puedes apreciar, en la venta del día 3 se venden un total de 900 u, pero resulta que ya de las que tenían un costo de $ 0.01 quedaban solamente 500 u y por tanto respetando el principio de haber entrado primero son igualmente las primeras que salen de nuestro inventario.

Adicionalmente del segundo lote comprado salen las restantes 400 pero en este caso a un costo de 0.02, siendo el costo total de la venta del día 3 de $ 13.00 conformado por la suma de los $ 5.00 del primer lote que entró y salió más los $ 8.00 del segundo lote.

De otra parte el inventario final es de $ 32.00 compuesto por 1600 unidades del segundo lote comprado a un costo unitario de $ 0.02.

Este método tiene la desventaja de que la utilidad que se obtiene no es la más cercana a los costos actuales de los inventarios en el mercado, porque precisamente, el costo que fija es el de los productos más antiguos adquiridos, es decir, el de los primeros que entraron que no son reflejan exactamente los costos actuales del mercado.

Método Último que entra primero que sale (UEPS).

También conocido por sus siglas en inglés como LIFO. Bajo la concepción de este método es a la inversa del anterior, es decir, el último que entra es el primero que sale. Siguiendo con el mismo ejemplo anterior para el caso de los lápices, esta vez la tabla quedaría conformada de la siguiente forma:

Como puedes apreciar, en la venta del día 3 se venden un total de 900 u, por tanto como el último lote comprado es de 2000 u pues entonces todo lo vendido será rebajado de este lote que es el último en entrar y por tanto bajo este método es el primero en salir.

El costo de ventas del día 3 fue de $ 18.00 conformado porque la venta de las 900 u todas fueron del último lote comprado. El inventario final que queda en almacén es de $ 27.00 constituido por (500 u del primer lote a $ 0.01 = $ 5.00) + (1100 unidades del segundo lote a $ 0.02 = $ 22.00).

Este método tiene la ventaja de que la utilidad que se obtiene está más cercana a los costos reales de nuestros inventarios en el mercado, ya que los artículos que se costean a ventas son los últimos que entraron que representan los precios de costos más recientes y actuales a que los hemos adquirido.

Precio promedio ponderado.

Este método consiste en que los inventarios que están en existencia se promedia su costo y las unidades vendidas lo hacen a costo promedio ponderado. Siguiendo con el mismo ejemplo anterior para el caso de los lápices, esta vez la tabla quedaría conformada de la siguiente forma:

Este método tiene la ventaja de “suavizar” los efectos de los precios del mercado en el costo de ventas que fijamos y por tanto en la utilidad que obtenemos.

Otra ventaja adicional es la facilidad para su implementación, es decir, es muy sencillo de implantar, ya que no toma en cuenta los costos unitarios de cada lote para calcular los costos de ventas a fijar, sino que lo hace por un promedio calculado entre todos los lotes. Este método es el más utilizado.

Inventario a costos específicos.

Este método se utiliza generalmente en negocios asociados a obras de artes tales como pinturas, esculturas, etc. Cada artículo es considerado una obra de arte en sí misma, tiene un carácter único e irrepetible, por tanto su costo de igual manera lo es también único e irrepetible.

Como ejemplo pudiésemos mencionar una colección de cuadros de un artista famoso compuesto por 6 cuadros. Cada cuadro tiene un nombre y costo diferente.

Por tanto cuando se venda el cuadro # 1 el costo de ventas a fijar será el asignado inicialmente a ese cuadro que como ya dijimos es único e irrepetible. De igual manera cuando vendamos el cuadro # 5 el costo de ventas a fijar será el asignado al cuadro # 5.

Conclusiones.

Amigo lector, hoy hemos intercambiado un poco sobre el tema de los inventarios. Evidentemente, de inventarios queda mucho por decir aún, pero como siempre el tiempo y el espacio se agotan por hoy, pero prometemos volver con nuevos artículos relacionados con este interesante tema.

Como siempre, es nuestro mayor deseo te haya resultado útil, si así fue, pues no lo dudes, compártelo con tus amigos en las redes sociales. Hasta la próxima, suerte amigo lector y nos mantenemos en contacto.