En este artículo trataremos sobre los libros contables en la contabilidad que son necesarios en cualquier entidad. Explicamos la clasificación de los libros contables en principales y auxiliares. Sobre la importancia de los libros contables también exponemos consideraciones importantes.
En estos libros es donde realizamos el registro de todos los hechos económicos que suceden en una entidad y a partir de ellos podemos conocer al final de cada mes cual será la información que mostraremos en nuestros estados financieros. Para conocer más detalles te invitamos a que continúes leyendo.
Tabla de Contenidos
Libros contables, concepto.
Son libros con características específicas reguladas por la ley, que deben ser llevados en todo tipo de entidad, ya sea pública o privada, lucrativa o no.
En los Libros Contables se ordena y registra, en forma cronológica, analítica y detallada (según sea el caso del tipo de registro) todos los hechos económicos que van ocurriendo en la entidad, estas anotaciones serán efectuadas bajo los preceptos establecidos en los Principios Contables universalmente reconocidos y aceptados que nos permitirán conocer el estado de esa entidad en un período de tiempo determinado.
Cuando hablamos de libros por lo general siempre nos viene a la mente los que tradicionalmente conocemos como tal, es decir, un conjunto de hojas debidamente encuadernados que constituyen un volumen o libro en sí mismo, tal y como los libros que utilizamos en nuestra época de estudiantes.
Debo aclararte que los libros contables cuando la Contabilidad es llevada de forma manual adoptan esa forma, pero con el desarrollo de la computación e informática y el consecuente paso a la Contabilidad Electrónica los libros son hechos y presentados en formato digital, aunque ofrecen los mismos resultados y detalles informativos que si fuesen llevados manualmente.
Importancia de los libros contables.
La importancia de los Libros Contables viene dada en que a través de ellos podemos registrar y conocer los recursos de todo tipo que se ingresan o gastan en la entidad, es decir, todo lo que entra o sale de la organización, lo que tenemos, lo que debemos, los resultados que vamos obteniendo, el posicionamiento de la entidad y lo que estamos obligados a aportar al fisco.
Los libros contables nos permiten conocer el patrimonio que posee cualquier entidad, de igual forma nos muestran sus resultados.
Estos libros deben ser conservados por determinados períodos de tiempo a los efectos de auditorías fiscales o para certificar nuestros estados financieros mediante auditoría realizada por firmas auditoras independientes.
Cada país tiene su legislación específica en lo referente al tiempo de conservación de estos documentos, la que debe ser consultada para cada caso. Mediante la revisión y análisis de estos los auditores pueden certificar si nuestros estados financieros han sido elaborados correctamente cumpliendo las normas internacionales de información financiera y los principios contables.
Clasificación de los libros contables.
Existen diferentes puntos de vista para determinar su clasificación, pueden ser obligatorios o voluntarios, principales o auxiliares, etc. Igualmente podemos clasificarlos atendiendo a los siguientes criterios:
Atendiendo a su contenido:
Libro diario:
En ellos se realizan las anotaciones detalladas agrupadas por tipos de operaciones. Muchas veces adopta la forma de un registro de hojas con columnas, de estas un primer grupo se utilizan para anotar los datos generales que identifican la transacción tales como fecha, número de documento, etc.
Otro grupo se destina para los débitos y un tercero para los créditos. Para ver una explicación detallada del Libro diario en la contabilidad.
Libro submayor:
En este se desglosan en forma analítica los elementos que componen la base de las cifras anotadas en los libros de diario. La suma de los submayores de una misma cuenta deben cuadrar con su respectiva cuenta control que aparece en el libro mayor. Los submayores pueden adoptar la forma de hojas o también pueden ser tarjetas independientes.
Por ejemplo, para proveedores, gastos etc se utilizan hojas de submayor, mientras que para los activos fijos, los inventarios, etc se llevan en forma de tarjetas.
Libro mayor de contabilidad:
Es un libro que muestra en forma resumida todas las operaciones que efectuamos. Consta de varias hojas, una para cada cuenta contable, donde cada hoja tiene columnas para la fecha, número de comprobante, breve descripción del hecho y una columna para los débitos, otra para los créditos y finalmente una destinada a mostrar el saldo.
Su estructura es muy similar al del libro submayor cuando este es llevado en hojas, con la sola diferencia de que es precisamente el resumen de esa cuenta lo que nos muestra. Las hojas se archivan por el número de cuenta, comenzando con la menor y a continuación las que le siguen en orden creciente.
¿Cuáles libros contables son obligatorios?.
Esta es una pregunta muy frecuente entre los empresarios y emprendedores que desean comenzar a establecer un negocio con vida independiente y registro contable propio. Cada país tiene su legislación específica sobre este aspecto, la que deberás consultar antes de comenzar a operar.
La obligatoriedad o no de llevar determinados registros y controles estará dada fundamentalmente en dependencia del tipo de entidad, volumen de facturación, régimen de tributación fiscal, etc.
Por ejemplo para un régimen tributario simplificado en el caso de las pymes hay países que tan solo exigen la presentación de un Libro diario de Ventas, pues generalmente para este tipo de pequeños negocios con ello es suficiente, pues no cuentan con almacenes, no hacen nóminas, y finalmente los gastos que podrás deducir a los fines fiscales para el pago de impuestos estará dado por un % a aplicar sobre esos ingresos declarados.
Sencillamente para este ejemplo, el fisco no tiene interés en conocer tus gastos, pues con independencia de que sean más no te los deducirá y si son menos seguramente no querrás perder los beneficios que te otorga la propia ley y te ajustarás al % establecido.
También es práctica habitual en muchos lugares que los libros deban ser registrados ante Registros Comerciales mediante la acción de notarios. Las hojas deberán estar foliadas. Esto se hace con el objetivo de que los datos originales no puedan ser modificados con el paso del tiempo. Si cometieses un error esto no será un problema, bastará con cancelar la hoja de registro dejándola de esta manera inhabilitada y seguirás realizando tus anotaciones en la hoja siguiente.
En sentido general y sin entrar en las peculiaridades de cada país, los libros contables obligatorios e imprescindibles son el Libro Mayor, los Submayores y los Libros de Diario.
Libros contables auxiliares.
Los libros contables auxiliares, como bien indica su nombre, son todos aquellos libros y registros que proveen evidencias objetivas de las tareas y procedimientos que debemos cumplir.
Por ejemplo un buen plan general contable es un magnífico libro contable auxiliar, pues este ayudará a los contadores a conocer los códigos numéricos y títulos de las cuentas, el uso y contenido de cada una de ellas, nos explicará además cuando se debitan y en qué momento se acreditan.
También dentro de estos libros auxiliares se encuentran todos los manuales de normas y procedimientos que rigen las principales acciones que cada persona dentro de la empresa ha de efectuar, en ellos se registra de manera detallada las personas que intervienen, sus responsabilidades personales, sus deberes, derechos, qué tareas ejecuta, con qué frecuencia, cómo lo hace, cuándo lo hace, dónde lo hace y adicionalmente se establecen las interrelaciones entre las áreas, es decir, a quien tributa la información que procesa, etc.
Otro ejemplo de libro auxiliar lo podemos encontrar en los nomencladores de clientes, proveedores, etc, que nos permiten de forma rápida y sencilla encontrar todos los datos de contacto necesarios para nuestro trabajo.
Igualmente los submayores podemos verlos como registros auxiliares. Esto podemos entenderlo pensando por ejemplo que el Libro Mayor nos informa en la cuenta “Por Cobrar a Clientes” el importe total de lo que hemos vendido a crédito pero aun se encuentra pendiente de cobro.
Pero para nuestra gestión de cobranza necesitamos conocer quiénes son los clientes que nos deben y la edad de las deudas para saber hacia dónde irán nuestros emprendimientos de cobro, y es aquí donde viene a jugar su papel el submayor de clientes que nos brindará en forma detallada toda esa información que estamos requiriendo, es decir, el nombre del cliente, cuales son los números de facturas, la fecha de las ventas y los importes de cada una de ellas.
Los libros contables en la contabilidad electrónica.
Como seguramente ya sabrás cada día son más las entidades que deciden llevar la contabilidad electrónica utilizando para ellos paquetes de programas especialmente diseñados para llevar los registros contables, estados financieros, submayores, libros de diario, etc. Estos paquetes de programa cumplen todas las regulaciones y principios contables. Ellos se encargan, una vez que has introducido los datos de procesarlos y armar todos los libros y registros que necesitas.
En el mercado existen infinidad de programas habilitados y comercializados para este fin, los que te sugiero veas en internet, compares y estudies sus costos y prestaciones. Muchas veces los proveedores de softwares de este tipo suelen entregar “demos” gratuitas que puedes utilizar para tu valoración. Finalmente escogerás el que más se acomode a tus gustos y posibilidades.
Estos libros hechos mediante contabilidad electrónica obligan a su propietario a realizar salvas frecuentes en diferentes soportes digitales, tales como CD, DVD, Memorias USB, Discos duros externos en las propias PC o externos.
Por medidas de seguridad deben conservarse salvas (Copias de la información) en diferentes lugares físicos que ofrezcan seguridad contra destrucción por fuego, robo, desastres naturales y otros actos que pudieran causar su destrucción. Por ejemplo, pueden guardarse algunos de estos soportes en cajas de seguridad en la propia entidad, y copia de ellos en bóvedas bancarias o de otras empresas que presten ese servicio de guarda y custodia.
Conclusiones.
Los libros contables son de gran importancia, a través de ellos podemos conocer la historia de la entidad, su patrimonio y resultados. Los mismos nos muestran acontecimientos pasados y presentes, los que son utilizados para elaborar los estados financieros y nos permiten conocer el posicionamiento de nuestra empresa.
Algunos son de obligatoria presencia mientras que otros son electivos sobre la base de las necesidades y particulares de cada entidad. Los propietarios de los mismos están obligados a conservarlos por el tiempo que establezca la ley del país donde se encuentren a los efectos fiscales y de auditorías para la certificación de los estados financieros.