¿Te gustaría saber que son los libros submayores o también conocidos por libros mayores auxiliares en la contabilidad?, ¿cómo confeccionarlos?, ¿qué formatos deben tener y cómo se llenan?. Pues en este artículo tenemos todo eso que estas buscando y quizás hasta un poquito más, te invitamos a que continúes leyendo.
También presentamos un ejemplo y la forma en que se opera con las anotaciones que requiere. En fin amigo, aprenderás casi todo sobre el uso de los submayores de contabilidad.
Tabla de Contenidos
Libro submayor o mayor auxiliar, definición.
El Libro Submayor, también conocido como Libro Mayor Auxiliar es un libro de cuentas especialmente diseñado, que nos brinda todos los detalles conocidos y necesarios que respaldan los saldos individuales que han sido anotados en el libro mayor. El total de la suma de todos los registros de un submayor es igual al saldo de la cuenta control respectiva en el mayor general o Libro Mayor.
Por ejemplo, existe una cuenta que se conoce con el nombre de “Provisión para Vacaciones” la que en el mayor puede tener un saldo de $ 2 000.00 pesos. Sin embargo esta información, aunque relevante no resulta suficiente para el manejo interno de la empresa, pues necesitamos conocer dentro de ese saldo total cuando corresponde a las vacaciones de cada uno de nuestros empleados, Juan, Pedro y José. Es entonces cuando recurrimos al submayor mayor auxiliar de vacaciones, que sí nos muestra toda la información detallada de cuánto son las vacaciones que tiene acumuladas en días e importe Juan, cuánto tiene Pedro y cuánto José. Evidentemente, la suma de lo que tenga Juan + lo que tenga Pedro + lo que tenga José (en importes) deberá ser igual a lo que aparece como saldo en la cuenta control del Mayor General.
Lo mismo sucede con otras cuentas como las Materias Primas, las Piezas de Repuesto, los Utensilios y Herramientas, etc, donde los submayores son un valioso registro auxiliar que nos permite conocer dentro del valor total de esas cuentas qué surtidos son los que tenemos en cantidades e importes. Así por ejemplo en una fábrica de dulces mediante los submayores podríamos conocer de cuanta harina, azúcar, manteca pastelera, etc disponemos. En este mismo sentido podríamos también tener a la mano la información de los tornillos, rodamientos, tuercas, cucharones, calderos, ollas, etc, que se encuentran en nuestros almacenes, pues solo con la información que nos brinda el mayor no sería suficiente.
Importancia de los libros submayores en la contabilidad.
La importancia de los libros submayores o registros auxiliares está dada porque nos brindan los detalles del contenido de aquellas cuentas que necesitan ser desglosadas en partidas inferiores que la conforman.
Tipos de submayores.
Existen tantos tipos de submayores como necesidades de mayores auxiliares tengamos en nuestra empresa. Es decir, cada cuenta que necesite subdivisiones adicionales de hecho estará necesitando un submayor. Dentro de todos los submayores los más utilizados son los siguientes:
a- Submayores de Clientes (Cuentas por Cobrar).
b- Submayores de Pagos Anticipados.
c- Submayores de Inventarios.
d- Submayores de Producción Terminada.
e- Submayores de Pagos Anticipados a Suministradores.
f- Submayores de Activos Fijos Tangibles e Intangibles.
g- Submayores de Inversiones en Proceso.
h- Submayores de Proveedores.
i- Submayores de Vacaciones.
j- Submayores de Gastos.
Mayores auxiliares ejemplos de pases.
A continuación mostramos un ejemplo muy sencillo para explicar cómo se organiza el proceso desde que se conoce la información primaria a través de un diario con un conjunto de compras realizadas, de las que se obtienen los comprobantes y su correspondiente asiento en el Submayor de Proveedores.
Al finaliza el mes, a partir de este diario de compras, podemos obtener el comprobante resumen, el que quedaría conformado de la siguiente forma:
Libro submayor de proveedores.
En este se desglosan en forma analítica los detalles que componen la base de las cifras anotadas en el libro de diario de compras. La suma de los submayores de una misma cuenta debe cuadrar con su respectiva cuenta control que aparece en el libro mayor. Los submayores pueden adoptar la forma de hojas o también pueden ser tarjetas independientes.
Por ejemplo, para proveedores, gastos etc se utilizan hojas de submayor, mientras que para los activos fijos, los inventarios, etc se llevan en forma de tarjetas. Para ilustrar lo que estamos exponiendo continuaremos con el ejemplo de las operaciones de compras. Ahora te mostraremos un ejemplo de submayor de proveedores que es una de las cuentas que aparecen en el comprobante.
Como se observa, la suma de los saldos de los 3 submayores es de $ 3 150.00 que es igual al total que fue a la cuenta del mayor general. Para el submayor de proveedores es necesario controlar las facturas que componen el saldo pendiente de pagar con sus respectivas fechas así como las ya pagadas. Cuando el registro de submayores se lleva electrónicamente el software se encarga de controlar este detalle de forma automática.
Si el registro se hace manual una manera de controlarlo es habilitar files o carpetas para cada proveedor, pondremos las hojas del modelo de submayor en el medio, a la izquierda las facturas ya pagadas a las que con tinta o mediante un cuño le agregaremos una leyenda que diga “PAGADA” y debajo la fecha e instrumento de pago utilizado, y a la parte derecha del submayor pondremos las facturas pendientes de pago, archivadas las mas nuevas arriba y en orden de edad las más envejecidas hacia abajo, de manera tal que si las sumamos coincidan siempre con el último saldo pendiente de pago que aparece para ese proveedor.
En nuestro ejemplo de submayor solo aparecen créditos porque pasamos el comprobante de las compras a créditos, mientras que los débitos normalmente vendrían procedentes del Registro de Diario de Pagos, cuyo débito se correspondería con la suma de las facturas pagadas durante el mes y se rebajaría del saldo acreedor de esta cuenta que es de naturaleza acreedora por ser una cuenta del grupo de pasivos circulantes.
Los submayores en la contabilidad electrónica.
Como seguramente ya sabrás cada día son más las entidades que deciden llevar la contabilidad electrónica utilizando para ellos paquetes de programas especialmente diseñados para llevar los registros contables, estados financieros, submayores, libros de diario, etc. Estos paquetes de programa cumplen todas las regulaciones y principios contables. Ellos se encargan, una vez que has introducido los datos de procesarlos y armar todos los libros y registros que necesitas.
En el mercado existen infinidad de programas habilitados y comercializados para este fin, los que te sugiero veas en internet, compares y estudies sus costos y prestaciones. Muchas veces los proveedores de softwares de este tipo suelen entregar “demos” gratuitas que puedes utilizar para tu valoración. Finalmente escogerás el que más se acomode a tus gustos y posibilidades.
Estos libros hechos mediante contabilidad electrónica obligan a su propietario a realizar salvas frecuentes en diferentes soportes digitales, tales como CD, DVD, Memorias USB, Discos duros externos en las propias PC o externos.
Por medidas de seguridad deben conservarse salvas (Copias de la información) en diferentes lugares físicos que ofrezcan seguridad contra destrucción por fuego, robo, desastres naturales y otros actos que pudieran causar su destrucción. Por ejemplo, pueden guardarse algunos de estos soportes en cajas de seguridad en la propia entidad, y copia de ellos en bóvedas bancarias o de otras empresas que presten ese servicio de guarda y custodia.
A continuación te muestro algunas imágenes de submayores hechos de manera electrónica.
Imagen de una hoja del Libro Submayor electrónico correspondiente a Cuentas por Pagar a Proveedores.
Conclusiones.
Los Submayores a los que también conocemos como Mayores Auxiliares, son de gran importancia, a través de ellos podemos conocer los detalles analíticos que conforman el contenido de una cuenta. Los mismos nos muestran acontecimientos pasados y presentes, y en cierta medida son utilizados para elaborar los estados financieros.
Los propietarios de los mismos están obligados a conservarlos por el tiempo que establezca la ley del país donde se encuentren a los efectos fiscales y de auditorías para la certificación de los estados financieros.