¿Necesitas conocer qué es el libro diario de contabilidad?, cómo hacerlo, qué formato debe tener un libro diario y cómo se llena, la importancia del libro diario y mucho más.
En este artículo explicamos esos detalles y algunas cosas más que seguro serán de tu interés por tanto continua con nosotros!. También presentamos una breve historia de este libro de cuentas, algunos ejemplos y los libros de Contabilidad que se relacionan con él. En fin, amigo, aprenderás todo sobre este importante registro primario.
Tabla de Contenidos
¿Qué es el libro diario en Contabilidad?.
En la contabilidad el Libro Diario o Libro de cuentas es un libro o registro como también se le conoce, donde se anotan, de forma cronológica y diariamente, todos los hechos económicos que ocurren en una entidad, ya sea una empresa u organización sin ánimos de lucro.
La anotación de un hecho económico en el libro diario se llama asiento contable; es decir, mediantes estos asientos o partidas se registran en este libro todas las transacciones realizadas por una empresa, a través de un sistema de cuentas y bajo el principio de la doble partida, es decir, débitos o cargos y simultáneamente créditos a abonos.
En estas anotaciones, asientos o partidas siempre deberá tenerse presente que la suma de los débitos siempre debe ser igual a la suma de los créditos para dar cumplimiento a los principios contables.
¿Quién inventó el libro diario?. Surgimiento.
La contabilidad es una actividad tan antigua como la propia humanidad. Efectivamente, desde que el hombre se convirtió en ser social pensante, y aun mucho antes de conocer la escritura, ha tenido presente la necesidad de llevar cuentas, guardar memoria y dejar constancia y evidencia documentada de los datos relativos a su vida económica y de su patrimonio: bienes que recolectaba, cazaba, elaboraba, consumía y poseía; bienes que almacenaba; bienes que prestaba o alquilaba; bienes que daba en administración, etc.
La historia del libro de diario de contabilidad está estrechamente vinculada a la necesidad que tuvo el hombre de contar las riquezas que fue acumulando a lo largo de la historia, mediante la esclavización de otros seres humanos, las guerras y la explotación de la fuerza de trabajo ajena.
La historia del libro diario es la misma que la historia de la contabilidad como técnica de registro. Con el desarrollo de la humanidad el hombre dejó de ser un cazador recolector para convertirse en agricultor. Posteriormente con el desarrollo de las herramientas y el uso del trabajo de los esclavos se eleva la producción material de bienes materiales, provocando el surgimiento de excedentes, éstos pasaron a ser intercambiados por otros productos por sus propietarios.
Así comenzó el desarrollo incipiente del comercio y con el paso del tiempo tuvo lugar un proceso de incremento en la acumulación de riquezas en manos privadas. De la necesidad de controlar esa riqueza que se poseía viene el origen de la contabilidad.
Los expertos estiman que alrededor de 6 000 años antes de Cristo, con el surgimiento de la escritura y las anotaciones numéricas la contabilidad tuvo un notable impulso en su desarrollo. Investigaciones arqueológicas en la antigua Mesopotamia (lo que hoy es Iraq) dan fe de ello, con el hallazgo de importantes pruebas como las tablillas de arcilla con anotaciones cuneiformes de antiguos comerciantes de la civilización sumeria.
Hechos similares han podido ser comprobados con todas las antiguas civilizaciones como es el caso de la griega, romana y otras.
A partir de la edad media la Contabilidad cobra auge. Los señores feudales estaban obligados a llevar libros contables a través de sus escribanos. La iglesia católica como institución, con sus millones de seguidores, poder y riquezas alrededor del mundo también contribuyó al desarrollo de la Contabilidad y sus libros a lo largo y ancho de nuestro planeta.
Durante el siglo XV, el sacerdote Benedetto Cotrugli fue el pionero en uso de la doble partida y señalaba que tres libros eran indispensables, el Cuaderno Mayor, el Giornale (libro de cuentas) y el Memoriale.
En la época contemporánea con el desarrollo de la máquina de vapor y el capitalismo mundial, la Contabilidad y sus libros reciben un nuevo y vertiginoso impulso. La contabilidad pasó a ser ejercida como profesión independiente, profesional y libre. A partir de entonces sólo los contadores son considerados como las únicas personas aptas para efectuar el registro contable de los hechos económicos.
En los siglos XX y XXI, la contabilidad y sus libros comienzan el proceso de automatización, inicialmente a través de máquinas de saldo directo que empleaban cintas y tarjetas perforadas para efectuar sus cálculos y anotaciones.
Con el surgimiento del chip, la digitalización y la computación comienza la época de la contabilidad electrónica donde se controlan todos los registros contables, incluido el libro diario, a través de registros electrónicos donde mediante sencillas PC personales o super computadoras se realiza todo el registro económico y se obtienen los estados financieros.
Con el surgimiento de Internet, amén de lo anterior, la Contabilidad adquiere nuevas dimensiones y pasa a ser desarrollada a distancia. Una persona en China puede hacer un asiento en un libro de diario electrónico en un servidor que bien pudiera estar en Nueva York o Santiago de Chile.
La Contabilidad, el libro de diario y el resto de los registros auxiliares, al día de hoy han devenido en el primer instrumento de control con que cuenta cualquier empresa u organización para poder efectuar una correcta administración.
Hoy en día, a pesar de los adelantos informáticos de las tecnologías de la información, aun persiste en los pequeños negocios la contabilidad hecha manualente con todos sus libros y registros, entre ellos el libro diario.
De otra parte, aún cuando la contabilidad se lleve electrónicamente es imprescindible conocer los principios y técnicas para su confección manual. Quien no conozca cómo se hace manualmente no estará en condiciones tampoco de hacerlo electrónicamente.
¿Para qué sirve el libro diario contabilidad?.
El libro diario de Contabilidad contiene cada una de las transacciones que se han ejecutado en la organización sin excluir ninguna. Estas a su vez han sido registradas de manera detallada, mediante un sistema de cuentas, bajo el principio básico contable de la doble partida, y han sido ordenadas de forma cronológica.
El diario en Contabilidad es el libro por excelencia, del cual obtener toda la información que necesitamos para elaborar el Libro Mayor, los Estados Financieros y las Memorias.
Adicionalmente, en caso de dudas en el saldo de alguna cuenta del Mayor General, el diario de Contabilidad es también el lugar de obligada consulta ya que contiene la información más detallada sobre la ejecución de cualquier transacción económica.
El libro diario de la Contabilidad es, en sentido figurado, la “puerta de entrada” por donde se incorporan las transacciones a la Contabilidad de una organización, esto implica que el resto de los libros, estados financieros, memorias, etc, han sido elaborados desde la información contenida en este libro.
¿Es el libro de diario obligatorio?.
El libro diario de Contabilidad es obligatorio llevarlo en todas las organizaciones que no sean beneficiarias de regímenes simplificados de tributación.
Debe consultarse la legislación financiera y mercantil de cada país en cuestión, pues las normas y reglas varían de un estado a otro y sería imposible de abarcar en un sólo artículo toda la legislación global sobre este tema. Mediante este libro se deja evidencia documentada y ordenada de todos los hechos económicos, por tanto, es fuente de consulta para todos los usuarios de la Contabilidad.
Los organismos reguladores y fiscalizadores utilizan especialmente el libro diario de Contabilidad para practicar pruebas, muestreos, etc, para verificar la corrección de los registros y su correspondencia con las transacciones registradas en el Mayor General, así como los estados financieros que se elaboran periódicamente a partir de la información primaria contenida y registrada en este libro.
¿Cómo hacer el libro diario de contabilidad paso a paso?.
Para hacer un libro diario lo primero que debemos hacer es proceder a su construcción físicamente. Para hacer esto debemos preparar un grupo de hojas de diario archivadas en un libro o carpeta que podemos fijar unas con otras ya sea encuadernándolo con hilo o más simple aún con un par de presillas para folder. Si tienes un poco más de recursos puedes archivar tus hojas en una carpeta de argollas.
Estas hojas se folian en la parte superior derecha con el tipo de numeración x/y, es decir, la equis será el número consecutivo que corresponde a la hoja y la letra ye (y) corresponderá al # total de hojas que contiene nuestro libro mayor. Ejemplo, si nuestro libro mayor consta de 300 páginas la primera será la 1/300, la segunda 2/300, y así consecutivamente hasta llegar a la última que sería 300/300. También se anota el nombre de la entidad a la que pertenecen y la unidad de moneda que utilizaremos, por ejemplo, pesos, dólares, euros, etc.
Las hojas pueden variar ligeramente su formato entre libros y editores de libros. El más elemental, es utilizado en pequeños negocios que poseen muy pocas operaciones al mes, contiene 5 columnas tal. En la imagen que aparece a continuación te mostramos qué es libro diario de formato simplificado.
Formato del libro diario de contabilidad.
El formato puede tener ligeras variaciones según necesidades. El más básico es el que nos presenta una hoja en blanco con 5 columnas como en la imagen que aparece anteriormente donde:
Primera Columna: Se anota la fecha en que ocurre el hecho.
Segunda Columna: Anotamos la descripción o títulos de las cuentas contables en las que vamos a efectuar nuestros débitos o créditos, siempre bajo el principio de la doble partida, donde primero se anotan los débitos y posteriormente los créditos. También al final del asiento se brinda una breve explicación del hecho económico.
Tercera Columna: En la referencia anotamos el # del código de la cuenta al que corresponde a esta transacción.
Cuarta Columna: En ella se anotan los importes que se debitan.
Quinta Columna: En ella se anotan los importes que se acreditan.
¿Cómo se llena el libro diario de contabilidad?.
El libro de diario se llena siguiendo los siguientes pasos:
a- En la primera línea de cada asiento, columna descripción se anota entre guiones el # consecutivo que corresponde al asiento.
b- Se escribe la fecha en que ocurre el hecho económico.
c- Se anotan todas las cuentas, sus códigos numéricos y los importes que van al débito.
d- Se anotan todas las cuentas, sus códigos numéricos y los importes que van al crédito.
e- Se pasa raya debajo del último crédito que abarque ambas columnas, es decir, débitos y créditos.
f- Se suman todos los débitos del asiento y se anota como subtotal debajo de la raya, y de igual manera se suman todos los créditos y también se anota en el subtotal de la columna haber.
g- La suma de los débitos del asiento tiene que ser igual a la suma de los créditos para cumplir con el principio de la doble partida.
h- Se pasa doble raya para cerrar el asiento.
i- Se hace una breve descripción del hecho anotado
Libro Diario de contabilidad. Ejemplos.
Suponga el siguiente plan de cuentas:
1101 Efectivo en Caja.
1110 Efectivo en Banco.
1135 Cuentas por Cobrar a Clientes.
6600 Patrimonio.
8822 Gastos Generales.
9901 Ingresos por Ventas.
A continuación detallamos algunos ejemplos de hechos económicos y cómo se registran estos en nuestro libro de diario.
a- El 1ro de enero de 2018 se crea la empresa con las siguientes aportaciones de los socios:
Efectivo en Caja $ 500.00
Efectivo en Banco $ 10 000.00
Cuentas por Cobrar a Clientes $ 1 000.00
Fecha Descripción Referencia. Debe. Haber.
b- El día 10 se cobran deudas de clientes por valor de $ 1 000.00, el cobro se hizo en dinero efectivo.
c- El día 11 se depositan los ingresos cobrados en el banco.
Y así sucesivamente se continúan haciendo las anotaciones. Cuando se agota una página se continúa en la siguiente.
¿Qué es el libro diario columnario?.
En los ejemplos resueltos que se mostraron anteriormente se explicaban transacciones muy sencillas, diferentes unas de otras, y no había repetición de un mismo tipo de hecho económico. Allí mostramos ejemplos de aportaciones iniciales de los socios, ventas cobradas en efectivo y finalmente el depósito de los ingresos al banco.
Estos asientos tenían un objetivo didáctico, es decir, enseñar, instruir, mostrar cómo se hacían los asientos contables, explicando paso a paso.
En la vida real el volumen de operaciones similares es inconmensurablemente mayor. Por ejemplo, a lo largo de un mismo mes de operaciones, en cualquier empresa comercial, se realizan en fechas diferentes, infinidad de compras de mercancías para la venta, múltiples ventas en efectivo, variadas ventas a crédito, numerosos cobros a clientes, etc. Esto hace que sea sumamente engorroso registrar todas las operaciones en un solo libro de diario.
Para resolver la situación de dispersión de hechos económicos se crea el Libro de Diario Columnario. Estos son libros especializados que conservan la esencia del libro diario, pero incluyen múltiples columnas para débitos o créditos, para cargos o abonos, tantas como resulte necesario en cada caso.
Los libros diarios columnarios agrupan cuentas que tienen muchos movimientos por operaciones similares a lo largo de un mismo período, donde el resto de las cuentas que tienen pocos movimientos pueden agruparse en una columna especial que generalmente se conoce bajo el nombre Cuentas Varias.
El libro diario columnario o Diario Multicolumnar como también se le conoce, al agrupar las transacciones por operaciones similares, permite facilitar el trabajo de elaboración del comprobante de operaciones, ya que al final de cada período se sub totalizan todas las columnas en el apartado del débito, y de igual manera se hará con todas las columnas que pertenecen a la sección de créditos.
Finalmente, la suma de todos los subtotales de las columnas deudoras tiene inexorablemente que ser igual a la suma de todos los subtotales de las columnas acreedoras.
Tipos de libro de diario.
El libro de diario se llena siguiendo los siguientes pasos:
a- En la primera línea de cada asiento, columna descripción se anota entre guiones el # consecutivo que corresponde al asiento.
b- Se escribe la fecha en que ocurre el hecho económico.
c- Se anotan todas las cuentas, sus códigos numéricos y los importes que van al débito.
d- Se anotan todas las cuentas, sus códigos numéricos y los importes que van al crédito.
e- Se pasa raya debajo del último crédito que abarque ambas columnas, es decir, débitos y créditos.
f- Se suman todos los débitos del asiento y se anota como subtotal debajo de la raya, y de igual manera se suman todos los créditos y también se anota en el subtotal de la columna haber.
g- La suma de los débitos del asiento tiene que ser igual a la suma de los créditos para cumplir con el principio de la doble partida.
h- Se pasa doble raya para cerrar el asiento.
i- Se hace una breve descripción del hecho anotado.
Libro diario de compras.
Se utiliza para agrupar todas las compras de la empresa, generalmente compras de inventarios de mercancías para la venta, consumibles, piezas de repuesto, útiles y herramientas y otros inventarios diversos. En él se hacen débitos a las cuentas de inventarios y créditos al efectivo en caja, en banco o cuentas por pagar.
Libro diario de pagos.
Se usa para registrar todos los instrumentos de pago que libra la organización, ya sean pagos en efectivos o mediante cheques y otros instrumentos de pago. Se debitan las cuentas por pagar u otras obligaciones contraídas y se acredita el efectivo en caja o banco.
Libro diario de ventas en efectivo.
En este libro se registran todas las ventas realizadas donde no median días de crédito a clientes, estas ventas son cobradas en efectivo, que es depositado inicialmente en la caja chica para después ser depositado en el banco. Se debita el Efectivo en Caja y se acreditan las cuentas de ingresos por ventas.
Libro diario de ventas a crédito.
Es empleado para contabilizar todas las ventas que son realizadas a crédito, sin que medie cobro en efectivo. Se debita las cuentas por cobrar a clientes y se acreditan las cuentas de ingresos por ventas.
Libro diario de cobro de ventas.
Generalmente este diario es usado para registrar los cobros electrónicos por concepto de pagos recibidos de clientes, y que entran directamente dinero al banco, o también mediante los cheques por depositar recibidos de nuestros deudores. Se debita el banco por los cobros electrónicos o efectivo en caja por los cheques por depositar. Se acreditan las cuentas por cobrar a clientes.
Libro diario de gastos de consumibles.
Se utiliza para registrar todas las salidas de almacén que se produce por los diferentes consumibles que son utilizados en la organización como pueden ser hojas de papel, sobres de cartas, cartuchos de impresoras, etc. Se debitan las cuentas de gastos donde fue utilizado el consumible y se acredita a la cuenta de inventario de donde salió el consumible.
Libro diario columnario ejemplo resuelto.
A continuación, mostramos un ejemplo resuelto de un libro diario columnario de compras. En la empresa X en el mes de septiembre de 2018 se realizan las siguientes compras:
1-9-2018 Se compran mediante factura # 1 Consumibles por valor de $ 500.00, que son pagados en efectivo por Caja Chica.
5-9-2018 Se compran a crédito Mercancías para la Venta mediante factura # 2 al acreedor A, por valor de $ 100 000.00
10-9-2018 Se compran a crédito en la factura # 3 herramientas por valor de $ 1 500.00, al acreedor B que son amparados por un pagaré emitido por nuestra parte.
20-9-2018 Se compran materias primas en la factura # 4 al acreedor A, por valor de $ 40 000.00 las quedan pendientes de pago.
30-9-2018 Se compran y pagan en efectivo al acreedor B $ 300.00 en Consumibles según factura # 5.
Se solicita:
a- Elabore libro diario columnario de compras.
b- Elabore comprobante de operaciones.
Respuesta:
a- Lo primero sería habilitar nuestro libro diario columnario de compras, el que quedaría de la siguiente forma:
b- A partir de los subtotales del diario columnario de compras elaboramos nuestro comprobante de operaciones, el que quedaría como mostramos en la imagen siguiente:
Libro diario en Microsoft Excel.
Excel es la herramienta por excelencia para preparar tu libro diario columnario, ya que este software cuenta con gran cantidad de líneas y columnas que puedes formular para hallar los totales en forma automática.
Puedes incluso usar una de las hojas del libro excel para los débitos, otra para créditos y una tercera para conformar el comprobante de operaciones, todo formulado e interrelacionado, de manera tal que cuando actualizas un dato este arrastra su resultado hasta el comprobante de operaciones.
En internet existen infinidad de plantillas ya pre configuradas que puedes tomar directamente de allí porque la inmensa mayoría son gratis. También puedes adecuarlas a tus condiciones. Si lo prefieres también puedes elaborar la tuya propia.
Libros de contabilidad que se relacionan con el Libro Diario.
El libro diario es el libro primario donde se anotan todos los hechos económicos. El mismo sirve de sustento para las anotaciones que posteriormente se hacen en el resto de los principales libros y registros como son los submayores, el mayor general, los diarios específicos, etc. A partir del libro de diario se obtienen los comprobantes para ser registrados en el Mayor General.
Entre los principales libros que se retroalimentan a partir de la información primaria registrada en libro diario de contabilidad encontramos los siguientes:
Submayores:
Submayor de inventarios.
Contiene una relación de detallada de todos los ítem o surtidos de inventarios, clasificados por cuentas, valorados tanto en unidades físicas como en valor. La suma del saldo final de todos los ítems de una cuenta de inventario tiene que ser igual al valor total de esa cuenta en el mayor general.
Submayor de útiles y herramientas en uso.
En este se registran todos los útiles y herramientas en uso en poder de empleados o situados los que están situados en pañoles. Permite conocer qué empleado tiene esos artículos y son objeto de chequeos e inventarios periódicos, con el objetivo de reemplazar los que se encuentran en mal estado o exigir responsabilidades en caso de pérdida o extravío.
Submayor de útiles y herramientas en uso.
Aquí se registran, de manera detallada todos los documentos de facturas o Efectos de valor, que una vez que arriban a sus fechas de vencimientos deben ser saldados mediante la entrada de efectivo, ya sea en banco o caja chica. Se analiza por clientes, por documentos y por fecha.
Submayor de cuentas y efectos por cobrar.
En este libro se registran, de manera detallada todos los documentos de facturas o Efectos de valor, que una vez que arriban a sus fechas de vencimientos deben ser saldados mediante la entrada de efectivo, ya sea en banco o caja chica. Se analiza por clientes, por documentos y por fecha.
Submayor de cuentas y efectos por pagar.
En este submayor se controla, de forma detallada todos los documentos correspondientes a facturas o Efectos de valor que debemos a nuestros acreedores. A la fecha del vencimiento de cada uno de ellos estas obligaciones se saldan mediante pagos que efectuaremos con dinero. Se analiza por clientes, por documentos y por fecha.
Submayor de activos fijos tangibles.
Contiene toda la información relativa a todos los activos fijos que posee la entidad, uno por uno. En ellos se anotan además del nombre de los activos, su valor, sus principales datos técnicos, la tasa de depreciación, la depreciación acumulada y el valor residual de cada medio.
Submayor de vacaciones.
En este submayor se habilita un registro para cada empleado. Nos permite conocer el tiempo que tiene acumulado para el disfrute de sus vacaciones, así como el importe a cobrar que va acumulando.
Submayor de retenciones a empleados.
Este submayor suele contener todas las retenciones aplicadas a los salarios de empleados por obligaciones con terceros como suelen ser pensiones alimenticias a familiares, etc. Se aplica a aquellos trabajadores donde media documento firme de una corte que disponga el embargo.
Submayor de documentos de banco en tránsito.
Este submayor contiene todos los documentos emitidos por la empresa que no han sido hechos firmes ante el banco. También incluye los documentos que son recibidos en los estados de cuenta pero que la empresa aún no los ha registrado. Este submayor suele conocerse con el nombre de Conciliación Bancaria.
Libro Mayor General.
Mayor General.
Es el libro fundamental de la empresa. Contiene todos los movimientos y el saldo de todas las cuentas que se utilizan en la entidad. A partir de él se construyen los estados financieros como el Estado de Situación, el Estado de Resultados, y otros.
Para mayores detalles y ver ejemplos de estas interrelaciones ver nuestro artículo Libros Contables publicado en este sitio.
Conclusiones.
El libro diario surgió como registro primario básico de la contabilidad desde que el hombre necesitó contar y dejar memoria de los bienes que acumulaba.
El libro diario recibe las anotaciones bajo el principio contable de la doble partida. En él se registran todos los hechos económicos que suceden en una organización o empresa.
El diario columnario es muy útil y sirve de soporte para la elaboración del comprobante de operaciones. El libro diario ha evolucionado con el desarrollo tecnológico hasta llegar al libro diario electrónico pero su funcionamiento y bases de confección son los mismos que el libro diario manual. Para comprender el libro diario electrónico es imprescindible saberlo hacer manualmente.
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