Hola amigos, que bueno estar nuevamente con ustedes. Hoy queremos compartirles un ejemplo de resistencia al cambio en una empresa, también podrán conocer cómo se pudo gestionar y vencer la resistencia al cambio mediante un buen manejo del tema. Esperamos que este ejemplo te ayude a comprender mejor este problema que es muy frecuente en cualquier organización. De esto y más estaremos explicando en este artículo.
Tabla de Contenidos
Identificación del problema para efectuar un cambio.
Por lo general, todas las empresas en algún momento necesitan hacer cambios, ya sea para poder hacer cosas nuevas o sencillamente para hacer las mismas cosas, pero de una manera diferente y mejor para todos.
Cuando surgen problemas es necesario hacer cambios, pero a su vez, para hacer los cambios lo primero que se requiere es tomar conciencia de que estamos en presencia de un problema que es real y hay que hacer algo para cambiar.
El problema de los errores de inventarios.
En cierta ocasión, fui contratado como consultor de una empresa de tamaño grande, dedicada al comercio, continuamente presentaba problemas de errores en sus inventarios, se descuadraban sus submayores con los saldos de las cuentas del mayor, no cuadraban las existencias de los submayores con las tarjetas de estibas, se hacían interminables la búsqueda y subsanación de errores al cierre de cada mes, los estados financieros mensuales siempre salían retrasados por esta causa, existía una gran plantilla de contadores para el control de inventarios y a pesar de todo, cada vez que recibían auditorías externos eran evaluados de mal en este subsistema.
Identificar la causa del problema.
Cuando comenzamos a estudiar esta empresa observamos que el problema con los inventarios, a nuestro modo de ver era multicausal:
a- Control de inventarios manual.
b- Utilizaban método de valuación de inventarios por costos específicos, provocando que en ocasiones un mismo surtido tuviese varios submayores, uno para cada precio de costo diferente.
c- Falta de capacitación y adiestramiento del personal que controlaba y contabilizaba los inventarios, tanto en contabilidad como en los almacenes.
Ante esta situación, no quedaba otra alternativa que introducir cambios en el tratamiento de los inventarios. Con toda la información que pude recoger en referencia con la situación de los inventarios convoqué a una junta en nuestro buró de consultores, en busca de estudio, análisis y propuesta de solución. Transcurridos 10 días volvimos a encontrarnos todos los consultores y se logró consenso en el sentido de que era necesario:
a- Automatizar el control de inventarios mediante el uso de un software electrónico.
b- Cambiar el método de valuación de inventarios por los costos promedios ponderados.
c- Impartir curso intensivo de Contabilidad y Control de Inventarios a los contadores y encargados de almacén.
Resistencia al cambio de la Empresa.
Cuando comunicamos a la empresa nuestras conclusiones preliminares con las propuestas de solución, todos pusieron el grito en el cielo. Estaban en desacuerdo, gerencia y empleados. Todos plantearon estar de acuerdo en “sacrificarse y trabajar más”, pero todos coincidían que no era necesario efectuar el cambio que proponíamos. Todos trataban de ser conservadores, tenían miedo de perder empleos y status social. Lo desconocido los aterraba.
Ante esta situación no quedó otra alternativa que comenzar a trabajar con todas las partes y así lo acordamos con la gerencia y el sindicato.
Resistencia al cambio de los empleados.
Los empleados argumentaban que ellos no veían diferencia entre utilizar un método u otro, también planteaban que en los requisitos de conocimiento para sus puestos no se exigía el dominio de las técnicas de computación, alegaban no estar preparados para el reto que proponíamos, temían ser despedidos y perder las estabilidad y seguridad que sus empleos les proporcionaban.
Resistencia al cambio de la gerencia de la Empresa.
La gerencia planteaba el elevado costo que tendría la adquisición de un software, no querían perder a sus viejos y leales empleados que conocían todo el manejo de la empresa, y planteaban que al adquirir nuevo programa de inventarios habría que contratar más personas para que manejaran las computadoras.
También argumentaban que al tener varios almacenes grandes en diferentes mercados sería todo un caos implementar el cambio en tanto lugares a la misma vez.
¿Cómo gestionar la resistencia al cambio organizacional e individual?.
Para gestionar la resistencia al cambio fue necesario hacerlo en primer lugar con la gerencia, había que enfrentar la resistencia organizacional, para comprometerlos de a lleno con que el cambio saliera adelante. Sin la decisión y el apoyo de ellos sería imposible lograrlo. Realizamos varios estudios para hacerles comprender que:
a- El cambio era posible, necesario e impostergable. Se logró comprometerlos a que brindaran información periódica a los empleados sobre la marcha del cambio.
b- Se les demostró que con las plazas que se podrían amortizar al llevar la contabilidad de inventarios electrónicamente, se obtendría el ahorro y con ello el dinero necesario para comprar el software, capacitar a los empleados, reubicar algunos de ellos en otros puestos que generaran más ventas y aún quedaría dinero libre a favor de los beneficios de la empresa.
c- Se les hizo un esquema APO (Administración por Objetivos) para demostrar que la implementación del cambio no crearía crisis, pues todo se haría ordenada y paulatinamente, para cubrir paso a paso la capacitación a empleados, adquisición del software, y puesta a punto cada mes en el 20 % de sus almacenes, para lograr ir consolidando y que al cabo de 5 meses quedaran cubiertos todos sus almacenes.
De otra parte, para vencer la resistencia al cambio individual, también se trabajó con los empleados:
a- Se les trasmitió seguridad garantizando que nadie quedaría abandonado a su suerte.
b- Conocieron las ventajas de utilizar el método de valuación de inventarios por costos promedios ponderados.
c- Se les dieron garantías por parte de la gerencia de que ninguno sería despedido por este concepto, que todos serían debidamente capacitados y adiestrados, que los mejores quedarían gestionando los inventarios electrónicamente, y los que no lograran vencer la capacitación serían reubicados en otros puestos para generar mayores volúmenes de ventas respetando sus salarios y otros beneficios.
d- También se les motivó haciéndoles saber que los que alcanzarán mejores resultados durante la capacitación prestarían servicios a la empresa de tutoría remunerada, atendiendo a los nuevos empleados que se fueran incorporando al proceso según les tocara su turno.
Conclusiones.
Como resultado de este cambio, el volumen de trabajo disminuyó, se humanizó el trabajo, y se pudo prescindir de 22 plazas vinculadas al control de inventarios, tanto en el departamento de contabilidad como en los almacenes.
Esto permitió abrir un nuevo mercado en un municipio vecino donde no había presencia de esta empresa con anterioridad, se abrió un local de ventas a domicilio y se incrementaron las ventas totales de la empresa en un 20 %.
Como se puede apreciar, el cambio, aunque tuvo resistencia pudo ser gestionado exitosamente. Los beneficios del cambio fueron para todos, se logró mejorar el clima laboral y se logró incrementar el ambiente de trabajo como verdadero equipo.
Espero que el artículo te haya sido útil para comprender como se manifiesta la resistencia al cambio en una empresa, y cómo puede gestionarse el mismo de manera adecuada.
Como ya es costumbre me gustaría conocer tu opinión sobre este trabajo que me lo puedes hacer saber expresando tu voto al final donde aparecen las manitos. Si consideras que puede ayudar a otros pues por favor, recomiéndales su lectura, muchas gracias y hasta la próxima.